Подпишитесь на наш блог
Подпишитесь на нашу электронную ежемесячную рассылку для получения полезных советов и ценных ресурсов
ERP-системы:
что стоит учесть при планировании внедрения
ERP-система – это настолько значимый элемент бизнеса, что ее смена всегда проходит крайне болезненно. На практике даже переход на новую версию одной системы проходит мучительно. Иногда это происходит катастрофично, как в компании Nike, которая опрометчиво поставила ERP-систему выше специфики бизнеса и в одночасье получила убытки в 400 млн долларов.
В этой статье разбираемся, что не так с имеющимися на рынке ERP-системами, почему важно правильно выбрать вендора и как его выбрать.
НЕДОСТАТКИ ERP-СИСТЕМ
В статье о ERP-системах мы уже взглянули на выгоды внедрения ERP-систем. Выгоды в то же время могут быть нивелированы недостатками, которые стоит заранее просчитать.
В этой статье разбираемся, что не так с имеющимися на рынке ERP-системами, почему важно правильно выбрать вендора и как его выбрать.
НЕДОСТАТКИ ERP-СИСТЕМ
В статье о ERP-системах мы уже взглянули на выгоды внедрения ERP-систем. Выгоды в то же время могут быть нивелированы недостатками, которые стоит заранее просчитать.
Цена
Рынок ERP-систем заполнен большим количеством готовых продуктов. Список кандидатов сузится до нескольких после детального анализа, важной частью которого будет вопрос цены.
Одна лишь покупка лицензии обойдется в десятки тысяч долларов. Если взять в расчет дополнительные расходы, о которых мы поговорим далее, эта сумма окажется неподъемной для тех компаний, которые находятся в одном шаге от уровня среднего бизнеса.
Более выгодной кажется облачная ERP-система, поскольку ежемесячная подписка снижает порог входа для компании. Но при стратегическом планировании и в долгосрочной перспективе это решение обойдется еще дороже. Такая же подписочная схема работает в ERP-системах с открытым исходным кодом.
Внедрение и обслуживание
Кажется, что покупка ПО — это главная расходная составляющая. На самом деле, внедрение может обойтись компании в четыре раза дороже. Согласно аналитическим данным Gartner, от 55 до 75 процентов проектов внедрения готовых ERP не достигают своих целей. Таким образом, при недостаточном планировании внедрение тормозится скрытыми моментами, влияние которых обычно недооценивают, что выливается в увеличение бюджета проекта.
Рынок ERP-систем заполнен большим количеством готовых продуктов. Список кандидатов сузится до нескольких после детального анализа, важной частью которого будет вопрос цены.
Одна лишь покупка лицензии обойдется в десятки тысяч долларов. Если взять в расчет дополнительные расходы, о которых мы поговорим далее, эта сумма окажется неподъемной для тех компаний, которые находятся в одном шаге от уровня среднего бизнеса.
Более выгодной кажется облачная ERP-система, поскольку ежемесячная подписка снижает порог входа для компании. Но при стратегическом планировании и в долгосрочной перспективе это решение обойдется еще дороже. Такая же подписочная схема работает в ERP-системах с открытым исходным кодом.
Внедрение и обслуживание
Кажется, что покупка ПО — это главная расходная составляющая. На самом деле, внедрение может обойтись компании в четыре раза дороже. Согласно аналитическим данным Gartner, от 55 до 75 процентов проектов внедрения готовых ERP не достигают своих целей. Таким образом, при недостаточном планировании внедрение тормозится скрытыми моментами, влияние которых обычно недооценивают, что выливается в увеличение бюджета проекта.
Кастомизация
Кастомизация – это настройка готового ПО под конкретные запросы бизнеса, в том числе с дополнительной разработкой и внесением обширных правок в программный код.
Стоит понимать, что производитель ERP-системы изначально заложил в цену продукта расходы на разработку. При внедрении в большинстве случаев требуется кастомизация, за которую также придется заплатить дополнительно. При этом в расчет стоимости кастомизации закладывается рейт (цена за час работы программиста) значительно выше среднерыночного.
При кастомизации ERP с открытым исходным кодом необходимо иметь практический опыт в методиках работы программистов, чтобы не растянуть бюджет до объемов и сроков национальных проектов.
Сложность
Как правило, готовые ERP-системы заполнены максимальным функционалом и модулями, чтобы соответствовать широкому охвату компаний. Это предполагает высокую нагруженность интерфейсов и сервера. Пользователям будет тяжело работать с интерфейсом, перегруженным ненужными функциями. Система будет слишком сложной для менее сложных бизнес-процессов. Зачастую это означает умножение бюрократических процедур.
Кастомизация – это настройка готового ПО под конкретные запросы бизнеса, в том числе с дополнительной разработкой и внесением обширных правок в программный код.
Стоит понимать, что производитель ERP-системы изначально заложил в цену продукта расходы на разработку. При внедрении в большинстве случаев требуется кастомизация, за которую также придется заплатить дополнительно. При этом в расчет стоимости кастомизации закладывается рейт (цена за час работы программиста) значительно выше среднерыночного.
При кастомизации ERP с открытым исходным кодом необходимо иметь практический опыт в методиках работы программистов, чтобы не растянуть бюджет до объемов и сроков национальных проектов.
Сложность
Как правило, готовые ERP-системы заполнены максимальным функционалом и модулями, чтобы соответствовать широкому охвату компаний. Это предполагает высокую нагруженность интерфейсов и сервера. Пользователям будет тяжело работать с интерфейсом, перегруженным ненужными функциями. Система будет слишком сложной для менее сложных бизнес-процессов. Зачастую это означает умножение бюрократических процедур.
Дополнительные расходы
В некоторых случаях цена ERP привязана к количеству сотрудников или пользователей системы. Поэтому при росте бизнеса и штата компании придется платить большую сумму за пользование ERP-системой.
Со временем может оказаться, что компании требуются новые модули, которые также придется кастомизировать или интегрировать. Поэтому с перспективой на будущее необходимо приобрести современную систему, которая сможет гибко взаимодействовать с будущими разработками.
Кроме этого, большой ошибкой станет пренебрежение обучением сотрудников. Если сотрудники не понимают, как пользоваться системой, они будут игнорировать ее возможности. Это снизит уровень автоматизации и продуктивности.
Таким образом, стоимость полного цикла внедрения ERP-системы может достигать нескольких миллионов долларов.
АЛЬТЕРНАТИВНОЕ РЕШЕНИЕ
Существуют случаи, когда внедрение готовой ERP-системы вполне оправданно. Но при правильном планировании могут выясниться серьезные риски. Нужно понимать и то, что не каждая ERP-система подходит конкретной компании по сумме факторов. В таких случаях стоит задуматься о разработке собственной платформы, иными словами – о кастомной разработке. Рассмотрим отличия этого варианта от покупки готовой платформы.
1. Финансовый фактор
Как показывает практика, за 4–5 лет расходы на готовую ERP-систему достигают уровня расходов на собственную разработку. После пятилетнего периода работы собственная система полностью окупается и начинает «зарабатывать», а готовая платформа продолжает существенно увеличивать бюджет затрат. Может получиться так, что готовая ERP-система принесет убытки, как в случае с AVON, вложившей в нее 125 млн долларов.
Собственная платформа всегда разрабатывается, исходя из запросов, существующих в конкретной ситуации, а не запросов всех компаний всей отрасли или нескольких отраслей. Поэтому компания-разработчик не сможет выставить вам счет за функции и модули, которые вы не заказывали и которых нет в техническом задании.
В дальнейшем вы будете свободны от подписок, лицензий и договоров с вендором. Собственный IT-отдел или иной подрядчик легко модифицирует и дополнит систему с вариантом возврата к исходной версии. Более того, вы можете продавать копию системы другим компаниям и заработать на этом без согласования с компанией-разработчиком.
2. Архитектура системы
В случае с готовыми ERP-системами полное понимание платформы приходит лишь после ее окончательного приобретения. Архитектура и функционал системы изначально сложны для понимания. Их перенастройка под специфику конкретного бизнеса запутывает некогда выстроенный строгий механизм. Этот вариант едва ли подойдет, если в будущем компания будет менять схемы работы или продаст часть бизнеса.
Разработка собственной системы предполагает длительный этап анализа бизнес-процессов и подготовки. Таким образом у вас сначала складывается понимание, какой должна быть ERP-система. Лишь после этого вы получаете то, что полностью соответствует пониманию, бизнес-процессам, целям, стратегии и логике компании. Система не воспринимается как нечто чужеродное. Отсутствие лишнего делает ее надежнее и доступнее для масштабирования.
3. Фактор пользователя
Все те сотрудники, руководители, партнеры и клиенты, которые работают с ERP, называются пользователями системы. Часто ERP-системы сделаны добротно с точки зрения набора функций, но выглядят как набор кодов и армейских шифровок, в которых заблудится даже Алан Тьюринг.
В них страдает интерфейс и вместе с ним пользователи: непродуманный интерфейс добавляет лишние действия, заставляет пользователя долго обдумывать каждый шаг и искать ответы в инструкциях. Это признак того, что разработчики сэкономили и проигнорировали обязательный этап проектирования UX-дизайна.
В некоторых случаях цена ERP привязана к количеству сотрудников или пользователей системы. Поэтому при росте бизнеса и штата компании придется платить большую сумму за пользование ERP-системой.
Со временем может оказаться, что компании требуются новые модули, которые также придется кастомизировать или интегрировать. Поэтому с перспективой на будущее необходимо приобрести современную систему, которая сможет гибко взаимодействовать с будущими разработками.
Кроме этого, большой ошибкой станет пренебрежение обучением сотрудников. Если сотрудники не понимают, как пользоваться системой, они будут игнорировать ее возможности. Это снизит уровень автоматизации и продуктивности.
Таким образом, стоимость полного цикла внедрения ERP-системы может достигать нескольких миллионов долларов.
АЛЬТЕРНАТИВНОЕ РЕШЕНИЕ
Существуют случаи, когда внедрение готовой ERP-системы вполне оправданно. Но при правильном планировании могут выясниться серьезные риски. Нужно понимать и то, что не каждая ERP-система подходит конкретной компании по сумме факторов. В таких случаях стоит задуматься о разработке собственной платформы, иными словами – о кастомной разработке. Рассмотрим отличия этого варианта от покупки готовой платформы.
1. Финансовый фактор
Как показывает практика, за 4–5 лет расходы на готовую ERP-систему достигают уровня расходов на собственную разработку. После пятилетнего периода работы собственная система полностью окупается и начинает «зарабатывать», а готовая платформа продолжает существенно увеличивать бюджет затрат. Может получиться так, что готовая ERP-система принесет убытки, как в случае с AVON, вложившей в нее 125 млн долларов.
Собственная платформа всегда разрабатывается, исходя из запросов, существующих в конкретной ситуации, а не запросов всех компаний всей отрасли или нескольких отраслей. Поэтому компания-разработчик не сможет выставить вам счет за функции и модули, которые вы не заказывали и которых нет в техническом задании.
В дальнейшем вы будете свободны от подписок, лицензий и договоров с вендором. Собственный IT-отдел или иной подрядчик легко модифицирует и дополнит систему с вариантом возврата к исходной версии. Более того, вы можете продавать копию системы другим компаниям и заработать на этом без согласования с компанией-разработчиком.
2. Архитектура системы
В случае с готовыми ERP-системами полное понимание платформы приходит лишь после ее окончательного приобретения. Архитектура и функционал системы изначально сложны для понимания. Их перенастройка под специфику конкретного бизнеса запутывает некогда выстроенный строгий механизм. Этот вариант едва ли подойдет, если в будущем компания будет менять схемы работы или продаст часть бизнеса.
Разработка собственной системы предполагает длительный этап анализа бизнес-процессов и подготовки. Таким образом у вас сначала складывается понимание, какой должна быть ERP-система. Лишь после этого вы получаете то, что полностью соответствует пониманию, бизнес-процессам, целям, стратегии и логике компании. Система не воспринимается как нечто чужеродное. Отсутствие лишнего делает ее надежнее и доступнее для масштабирования.
3. Фактор пользователя
Все те сотрудники, руководители, партнеры и клиенты, которые работают с ERP, называются пользователями системы. Часто ERP-системы сделаны добротно с точки зрения набора функций, но выглядят как набор кодов и армейских шифровок, в которых заблудится даже Алан Тьюринг.
В них страдает интерфейс и вместе с ним пользователи: непродуманный интерфейс добавляет лишние действия, заставляет пользователя долго обдумывать каждый шаг и искать ответы в инструкциях. Это признак того, что разработчики сэкономили и проигнорировали обязательный этап проектирования UX-дизайна.
IT-компании хорошо знают, что дизайн всегда должен быть интуитивно понятным. При разработке с нуля всегда можно заранее протестировать удобство работы с помощью четких KPI, настроить прототип системы до совершенства и выбрать самый эффективный вариант с учетом разных типов пользователей.
4. Бизнес-процессы
Готовое решение может быть легким в пользовании, быстрым в установке и расширенным вспомогательными модулями. Но в разработке не участвовала конкретная компания со своими требованиями, поэтому система не будет соответствовать специфическим бизнес-целям.
Например, бизнес-процесс должен четко ложиться в специфику регионального законодательства. Добиться этого невозможно в ERP-системе, разработанной для компаний всего мира. В таком случае собственная платформа будет полностью соответствовать критериям: сбалансированный функционал, точная бизнес-логика, сугубо индивидуальные модули, управляемые рабочие процессы и понятный пользовательский опыт.
5. Интеграция с внешними системами
В сети можно найти различные плагины для подключения внешних систем к готовым ERP-системам. Однако никто не даст гарантий, что конкретный плагин сработает и не вызовет иных технических проблем. Подключения, выполняемые вендорами ERP-решений стоят довольно дорого, поскольку помимо технических проблем приходится решать проблемы лицензирования и управления данными.
Индивидуально разработанные платформы уже на этапе планирования учитывают требуемые интеграции настоящего и будущего и могут быть встроены в существующую ИТ-инфраструктуру.
Кроме этого, не секрет, что многие популярные ERP-системы были написаны давно на языках программирования, которые решали более узкий круг задач. Индивидуальная разработка пишется на современном языке с использованием продвинутых фреймворков. Это облегчает интеграции, закладывает больше возможностей для изменений и на будущее упрощает поиск специалистов, разбирающихся в языке и технологиях.
6. Сроки
Готовая ERP-система может быть внедрена довольно быстро, если она полностью встраивается в бизнес-процессы компании или компания меняет свои схемы работы под ERP-систему. В случае кастомизации готового решения внедрение может занимать до 14 месяцев, включая время на обучение сотрудников. Разработка собственной платформы никогда не может быть быстрой, хотя этап определения требований и анализа бизнес-процессов может занять всего неделю. Создание ERP с нуля занимает, как минимум, несколько месяцев работы команды специалистов.
7. Защита данных
В современном мире ни одна система не может дать абсолютную гарантию безопасности данных. Взламывается всё: личные компьютеры, смартфоны, сайты корпораций, базы данных банков, государственные порталы и т.п. Чем известнее и крупнее любая информационная система или ПО, тем больше внимания хакеров она привлекает. Если ПО распространяется легко и повсюду, так же легко она попадет в руки злоумышленников для оценки уязвимостей и симуляции кибератак.
Разработанная с нуля ERP-система всегда уникальна и создается в единственном экземпляре. Поэтому доступ к программному коду будет только у вас. Взломщики не смогут найти копии системы, чтобы проверить ее на уязвимости. Более того, в систему могут быть встроены особые условия, архитектура, ключи, настройки, технологии защиты, которые трудно реализовать в коробочном варианте.
Рекомендуем выбрать разработку индивидуальной ERP-системы в случаях:
4. Бизнес-процессы
Готовое решение может быть легким в пользовании, быстрым в установке и расширенным вспомогательными модулями. Но в разработке не участвовала конкретная компания со своими требованиями, поэтому система не будет соответствовать специфическим бизнес-целям.
Например, бизнес-процесс должен четко ложиться в специфику регионального законодательства. Добиться этого невозможно в ERP-системе, разработанной для компаний всего мира. В таком случае собственная платформа будет полностью соответствовать критериям: сбалансированный функционал, точная бизнес-логика, сугубо индивидуальные модули, управляемые рабочие процессы и понятный пользовательский опыт.
5. Интеграция с внешними системами
В сети можно найти различные плагины для подключения внешних систем к готовым ERP-системам. Однако никто не даст гарантий, что конкретный плагин сработает и не вызовет иных технических проблем. Подключения, выполняемые вендорами ERP-решений стоят довольно дорого, поскольку помимо технических проблем приходится решать проблемы лицензирования и управления данными.
Индивидуально разработанные платформы уже на этапе планирования учитывают требуемые интеграции настоящего и будущего и могут быть встроены в существующую ИТ-инфраструктуру.
Кроме этого, не секрет, что многие популярные ERP-системы были написаны давно на языках программирования, которые решали более узкий круг задач. Индивидуальная разработка пишется на современном языке с использованием продвинутых фреймворков. Это облегчает интеграции, закладывает больше возможностей для изменений и на будущее упрощает поиск специалистов, разбирающихся в языке и технологиях.
6. Сроки
Готовая ERP-система может быть внедрена довольно быстро, если она полностью встраивается в бизнес-процессы компании или компания меняет свои схемы работы под ERP-систему. В случае кастомизации готового решения внедрение может занимать до 14 месяцев, включая время на обучение сотрудников. Разработка собственной платформы никогда не может быть быстрой, хотя этап определения требований и анализа бизнес-процессов может занять всего неделю. Создание ERP с нуля занимает, как минимум, несколько месяцев работы команды специалистов.
7. Защита данных
В современном мире ни одна система не может дать абсолютную гарантию безопасности данных. Взламывается всё: личные компьютеры, смартфоны, сайты корпораций, базы данных банков, государственные порталы и т.п. Чем известнее и крупнее любая информационная система или ПО, тем больше внимания хакеров она привлекает. Если ПО распространяется легко и повсюду, так же легко она попадет в руки злоумышленников для оценки уязвимостей и симуляции кибератак.
Разработанная с нуля ERP-система всегда уникальна и создается в единственном экземпляре. Поэтому доступ к программному коду будет только у вас. Взломщики не смогут найти копии системы, чтобы проверить ее на уязвимости. Более того, в систему могут быть встроены особые условия, архитектура, ключи, настройки, технологии защиты, которые трудно реализовать в коробочном варианте.
Рекомендуем выбрать разработку индивидуальной ERP-системы в случаях:
- Когда для вас важно долгосрочное финансовое планирование и экономия;
- Когда вам важна совместимость ERP-системы с бизнес-процессами и целями;
- Когда вы фокусируетесь на выгодах индивидуальной системы, а не сроке разработки;
- Когда вы хотите оставаться гибкими и готовыми к трендам будущего;
- Когда вы не хотите фокусироваться на обучении сотрудников;
- Когда вы хотите найти баланс между функциональностью системы и эффективностью работы;
- Когда вы хотите получить минимум рисков и максимум отдачи от инвестиций.
Получи больше полезных материалов
Популярные статьи